Personvernerklæring for kandidatportalen
Sist oppdatert: 9. september 2026
1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?
TEAM NORSO AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i kandidatportalen og som del av vår rekrutteringsvirksomhet, i den utstrekning TEAM NORSO bestemmer formålet med og hvordan opplysningene skal behandles.
TEAM NORSO AS
Org.nr. 928 127 591
Martin Barstads veg 31
7056 Ranheim
Norge
Personvernkontakt: privacy@teamnorso.com
TEAM NORSO rekrutterer både til egne stillinger og på vegne av kunder. Når personopplysninger om en kandidat deles med en virksomhet som vurderer kandidaten til en stilling, vil denne virksomheten normalt være selvstendig behandlingsansvarlig for sin videre behandling av opplysningene. I enkelte oppdrag kan ansvarsfordelingen være annerledes. Da avklares dette særskilt.
2. Hvem gjelder erklæringen for?
Erklæringen gjelder når du:
besøker jobb.teamnorso.no
registrerer en kandidatprofil eller bruker Connect
søker på en stilling gjennom kandidatportalen eller en tilknyttet søknadsløsning
blir identifisert av TEAM NORSO gjennom aktivt kandidatsøk i offentlige profesjonelle kilder
blir henvist til oss av en annen person eller samarbeidspartner
oppgis som referanse for en kandidat
deltar i intervju, vurdering, test, case, bakgrunnsundersøkelse eller andre deler av en rekrutteringsprosess
3. Hva bruker vi kandidatportalen til?
Kandidatportalen brukes til å administrere rekrutteringsprosesser, vurdere kandidater til konkrete stillinger, holde kontakt med kandidater og bygge en kandidatbase som gjør det mulig å identifisere relevante personer for fremtidige stillinger hos TEAM NORSO sine kunder eller hos TEAM NORSO.
Ikke alle stillinger TEAM NORSO arbeider med blir offentlig annonsert. En kandidat som har valgt å være tilgjengelig for fremtidige muligheter, kan derfor bli kontaktet om roller som ikke ligger ute på kandidatportalen.
4. Hvilke personopplysninger kan vi behandle?
Opplysninger du selv gir oss
navn, e postadresse, telefonnummer, bosted og annen kontaktinformasjon
CV, søknad, utdanning, arbeidserfaring, sertifikater, attester og andre dokumenter du laster opp
opplysninger om kompetanse, fagområder, geografiske preferanser, tilgjengelighet og lønnsforventninger
svar på spørsmål i søknadsskjema, Connect eller andre dialogflater
kommunikasjon med TEAM NORSO på e post, telefon, video, meldingstjenester eller i kandidatportalen
Opplysninger som oppstår i rekrutteringsprosessen
notater og vurderinger fra intervju og andre samtaler
resultater og observasjoner fra relevante tester, case, arbeidsprøver eller vurderingssenter
referanseopplysninger og vurderinger fra referanseintervju
verifisering av opplysninger om utdanning, arbeidserfaring eller annen dokumentert kompetanse
relevante opplysninger fra bakgrunnsundersøkelser når dette er saklig, nødvendig og lovlig
opplysninger om sikkerhetsklarering eller mulighet for klarering når dette er relevant for stillingen
Opplysninger fra andre kilder
Ved aktivt kandidatsøk kan vi samle inn yrkesrelaterte opplysninger fra offentlig tilgjengelige profesjonelle kilder, for eksempel LinkedIn, virksomheters nettsider, faglige profiler og andre kilder som er relevante for å vurdere om en person kan være aktuell for en stilling. Vi kan også motta kontaktopplysninger og yrkesrelatert informasjon når en person blir henvist til oss.
Tekniske opplysninger
Når du besøker kandidatportalen kan det behandles tekniske opplysninger som IP adresse, nettleser, enhet, besøkte sider, trafikkilde og annen informasjon som er nødvendig for drift, sikkerhet, analyse og markedsføring i samsvar med dine cookievalg. Se egen Cookie Policy.
5. Opplysninger vi normalt ikke trenger
Vi ber deg om ikke å sende oss sensitive opplysninger som ikke er relevante for en rekrutteringsprosess. Dette gjelder blant annet detaljer om helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap, seksuelle forhold eller andre særlige kategorier av personopplysninger.
Hvis slike opplysninger likevel er nødvendige i en konkret prosess, skal det finnes et særskilt lovlig grunnlag og behandlingen skal begrenses til det som er nødvendig.
Opplysninger om straffbare forhold og politiattest behandles bare når det finnes rettslig adgang til det. Dersom en stilling krever politiattest, skal dette håndteres i samsvar med gjeldende lov og forskrift.
6. Hvor får vi opplysningene fra?
Vi kan få personopplysninger:
direkte fra deg når du søker, registrerer profil, kommuniserer med oss eller deltar i en rekrutteringsprosess
fra offentlige profesjonelle kilder når vi gjennomfører aktivt kandidatsøk
fra personer som henviser deg eller anbefaler at vi tar kontakt
fra referanser du har oppgitt eller som vi har avtalt med deg å kontakte
fra leverandører av tester, vurderinger og bakgrunnssjekk når slike tjenester brukes og det er relevant og lovlig
fra den oppdragsgivende arbeidsgiveren når den virksomheten deler opplysninger som er nødvendige for rekrutteringsprosessen
Når vi samler inn opplysninger om deg fra andre kilder enn deg selv, gir vi deg informasjon om behandlingen innen rimelig tid og senest innen én måned. Hvis vi kontakter deg før dette, får du informasjon senest ved første kontakt. Hvis opplysningene skal deles med en mottaker tidligere, gir vi informasjon senest ved første deling, med mindre et lovlig unntak gjelder.
7. Hvorfor behandler vi opplysningene?
Vi kan behandle personopplysninger for å:
administrere og gjennomføre en konkret rekrutteringsprosess
vurdere kandidatens kompetanse, erfaring og egnethet opp mot kravene i en stilling
kommunisere med kandidaten om søknad, prosess, møter og videre steg
identifisere og kontakte relevante kandidater gjennom aktivt søk
oppbevare en kandidatprofil for relevante fremtidige stillinger når dette er avtalt eller det finnes annet gyldig grunnlag
presentere relevante kandidater for en aktuell oppdragsgivende arbeidsgiver som ledd i rekrutteringsprosessen
innhente og vurdere referanser, tester og annen dokumentasjon når dette er relevant
ivareta kvalitet, sikkerhet, dokumentasjon og rettigheter i rekrutteringsprosessen
drifte, sikre og forbedre kandidatportalen
oppfylle lovpålagte plikter og håndtere eventuelle rettskrav
8. Hvilket behandlingsgrunnlag bruker vi?
Behandlingsgrunnlaget avhenger av hva opplysningene brukes til. Vi kan blant annet støtte oss på:
berettiget interesse når behandlingen er nødvendig for å gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess, vurdere kandidater, administrere kandidatbasen, gjennomføre relevant aktivt søk eller ivareta sikkerhet og dokumentasjon, etter at interessen er vurdert opp mot kandidatens personvern og rimelige forventninger
samtykke når dette er riktig og nødvendig grunnlag, for eksempel for bestemte frivillige formål, enkelte opptak eller ikke nødvendige informasjonskapsler og sporingsteknologier
rettslig plikt når lov eller forskrift krever behandling av bestemte opplysninger
nødvendige tiltak før en avtale eller oppfyllelse av avtale når dette er relevant i den konkrete situasjonen
Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som allerede har skjedd før samtykket ble trukket tilbake.
Hvis særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om straffbare forhold må behandles, skal det i tillegg finnes særskilt rettslig grunnlag for denne typen opplysninger.
9. Deling med arbeidsgivere og andre mottakere
En sentral del av TEAM NORSO sin rekrutteringsvirksomhet er å presentere relevante kandidater for virksomheter som skal ansette. Vi deler bare opplysninger som er relevante for den aktuelle prosessen. Som hovedregel skal kandidaten være informert før en identifiserbar kandidatprofil, CV eller tilsvarende informasjon presenteres for en ny arbeidsgiver.
Vi kan også dele personopplysninger med:
oppdragsgivende arbeidsgivere og personer som deltar i den aktuelle ansettelsesprosessen
Teamtailor og andre leverandører av rekruttering, IT, kommunikasjon, test, vurdering eller bakgrunnssjekk når de leverer tjenester til oss
rådgivere eller samarbeidspartnere som trenger tilgang for å bidra i den konkrete rekrutteringsprosessen og som er underlagt passende konfidensialitet og personvernkrav
offentlige myndigheter eller andre når vi er rettslig forpliktet til det eller når det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav
TEAM NORSO selger ikke kandidatopplysninger.
10. Tilgang til kandidatopplysninger
Tilgang skal begrenses til personer som har et saklig behov. TEAM NORSO bruker tilgangsstyring i rekrutteringssystemet slik at rådgivere og eventuelle deltakere i en konkret ansettelsesprosess bare får den tilgangen som er nødvendig.
Kandidatopplysninger skal ikke brukes til andre formål uten nytt behandlingsgrunnlag og nødvendig informasjon til kandidaten.
11. Digitale verktøy og KI støttet behandling
TEAM NORSO kan bruke digitale verktøy og funksjoner som benytter kunstig intelligens som støtte til administrative oppgaver, søk, strukturering, sammenstilling eller analyse i rekrutteringsarbeidet.
Slike verktøy skal ikke alene avgjøre om en kandidat går videre, blir avvist eller tilbys en stilling. Den reelle kandidatvurderingen og beslutningen skal foretas av mennesker.
Hvis en konkret prosess innebærer behandling som krever særskilt informasjon, samtykke eller andre tiltak etter personvernregelverket, vil kandidaten få dette før behandlingen gjennomføres.
12. Intervjuopptak, tester og vurderinger
Noen rekrutteringsprosesser kan inneholde video eller lydopptak, tester, case, arbeidsprøver eller vurderingssenter. Omfanget skal tilpasses stillingen og formålet.
Dersom intervju eller annen aktivitet tas opp, skal kandidaten få tydelig informasjon på forhånd om formålet, hvordan opptaket brukes, hvem som får tilgang og hvor lenge det oppbevares. Der samtykke er nødvendig, innhentes dette før opptaket starter.
13. Bakgrunnsundersøkelser og sikkerhetsrelaterte opplysninger
Bakgrunnsundersøkelser gjennomføres bare når de er relevante og forholdsmessige for stillingen. Det kan for eksempel være aktuelt å verifisere utdanning, arbeidserfaring, autorisasjoner eller andre yrkesrelaterte opplysninger.
Kredittopplysninger, politiattest eller andre mer inngripende undersøkelser skal bare brukes når vilkårene i lovgivningen er oppfylt.
For stillinger innen sikkerhet og beredskap kan det være relevant å registrere opplysninger om eksisterende sikkerhetsklarering eller om kandidaten kan være aktuell for klarering. TEAM NORSO skal ikke samle inn mer detaljerte private opplysninger om klareringsforhold enn det som er nødvendig for den aktuelle prosessen.
14. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene?
Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Lagringstiden avhenger av hvordan du kom inn i kandidatbasen, om du deltar i en konkret prosess, om du ønsker å være tilgjengelig for fremtidige muligheter og om det finnes lovpålagte eller dokumentasjonsmessige behov.
Som hovedregel gjelder følgende:
Kandidatprofil, CV og generelle yrkesopplysninger kan oppbevares i inntil 24 måneder etter siste meningsfulle aktivitet når du er tilgjengelig for relevante fremtidige muligheter. Før videre oppbevaring vurderer vi om tillatelse eller annet behandlingsgrunnlag må fornyes.
Opplysninger om personer vi har funnet gjennom aktivt søk oppbevares bare så lenge det er nødvendig for å vurdere og følge opp den aktuelle eller nært forestående muligheten, med mindre personen ønsker å inngå i kandidatbasen eller annet lovlig grunnlag foreligger.
Prosesspesifikke vurderinger, testresultater, referansenotater, opptak og bakgrunnsopplysninger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for den konkrete prosessen, relevant oppfølging eller håndtering av rettskrav.
Opplysninger om referanser oppbevares normalt bare så lenge de er nødvendige for den aktuelle kandidatens rekrutteringsprosess.
Dersom du ber om sletting eller protesterer mot videre behandling, vurderer og gjennomfører vi forespørselen uten ugrunnet opphold og innen fristene som følger av personvernregelverket.
Teamtailor kan sende forespørsler om fornyet tillatelse og kan brukes til automatisk sletting etter fastsatte regler. Du kan selv administrere flere av valgene dine fra kandidatportalens side for Data og personvern.
15. Overføring utenfor EØS
Vi søker å bruke løsninger der personopplysninger hovedsakelig behandles innen EØS. Enkelte leverandører eller underleverandører kan likevel innebære at opplysninger blir tilgjengelige utenfor EØS.
I slike tilfeller skal det brukes gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EUs standard personvernbestemmelser eller andre lovlige garantier. Der det er nødvendig, gjennomføres supplerende risikovurderinger og sikkerhetstiltak.
16. Informasjonssikkerhet
TEAM NORSO bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte kandidatopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og ulovlig deling.
Tilgang begrenses etter rolle og behov, og leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne skal være underlagt nødvendige avtaler og krav til sikkerhet.
17. Dine rettigheter
Du kan, avhengig av situasjonen og behandlingsgrunnlaget, ha rett til å:
få informasjon om hvordan opplysningene dine behandles
be om innsyn og kopi av personopplysningene vi har om deg
be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
be om sletting når vilkårene for dette er oppfylt
be om begrensning av behandlingen
protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på samtykke
be om dataportabilitet når vilkårene er oppfylt
klage til Datatilsynet
Du kan bruke funksjonene på Data og personvern siden i kandidatportalen, logge inn på Connect eller kontakte privacy@teamnorso.com.
Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din før vi gir innsyn eller gjør endringer.
18. Cookies
Kandidatportalen bruker nødvendige informasjonskapsler og kan bruke analyse og markedsføringscookies dersom du samtykker.
Du kan når som helst endre cookievalgene dine gjennom Administrer informasjonskapsler på kandidatportalen. Se vår Cookie Policy for detaljert oversikt.
19. Klage til Datatilsynet
Hvis du mener at personopplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du kontakte TEAM NORSO på privacy@teamnorso.com.
Du har også rett til å klage til Datatilsynet:
www.datatilsynet.no
20. Endringer og kontakt
Vi oppdaterer personvernerklæringen når virksomheten, rekrutteringsmetodene, systemene eller regelverket endres. Gjeldende versjon publiseres på kandidatportalen med dato for siste oppdatering.
Kontakt om personvern:
privacy@teamnorso.com
TEAM NORSO AS
Martin Barstads veg 31
7056 Ranheim
Org.nr. 928 127 591
